Responsable facturation / Assistante
Comment transformer la facturation de fin de mois en flux continu
Le contexte en 10 secondes
Sous pression à chaque fin de mois
Dans beaucoup de bureaux d'études, la facturation s'appuie sur des sources dispersées : tableurs, e-mails, exports comptables, temps saisis ailleurs. Tout existe déjà… mais pas au même endroit. À la fin du mois, la personne en charge "recolle" tout dans l'urgence, avec un risque d'erreurs et d'oubli qui pèse directement sur la trésorerie.
Ce n'est pas un manque d'effort : c'est un manque d'alignement entre devis, phases et avancement.
La journée d'avant (micro-récit)
"Qui a fait quoi, sur quelle phase ?"
La journée commence par une chasse aux informations : retrouver un mail, vérifier un tableau, demander une validation, comparer deux versions du même export… À chaque changement de phase, il faut réconcilier ce qui a été fait et ce qui doit être facturé. En fin de mois, la pression monte, la marge d'erreur aussi.
Résultat : on passe plus de temps à reconstruire l'historique qu'à piloter l'activité.
Le déclic
Tout est déjà là… mais pas relié
Le devis et l'avancement contiennent 100 % des ingrédients d'une facture juste : montants, jalons, validations. Le vrai sujet, c'est de relier ces éléments, au moment où ils vivent — pas à la fin, quand on ne fait que rattraper.
Dès qu'un jalon est validé, il devrait pouvoir devenir une facture sans double saisie ni gymnastique entre outils.
Après DoliSvelte : la facture naît du projet
De l'avancement à la facture, naturellement
Dans DoliSvelte, la facture découle du projet : on valide une phase, on génère l'ébauche, on envoie. Les informations sources (devis, phases, temps, validations) circulent au lieu d'être recopiées.
L'effet immédiat : moins de frictions, moins d'allers-retours, et un fil d'audit clair pour la direction comme pour la personne en charge.
Voir clair (statuts sans friction)
"Qu'est-ce qui est à facturer ? envoyé ? réglé ?"
Plutôt que des listes parallèles, on dispose d'une vue qui synchronise le réel : à facturer, envoyé, en retard, partiellement réglé. Le statut n'est plus "à deviner", il est partagé — la même vérité pour tout le monde.
Cette lisibilité réduit les micro-questions du quotidien et libère du temps pour anticiper au lieu de subir.
Les relances, sans crispation
Relancer pro, sans y penser
Les relances partent avec le bon ton et au bon moment, selon vos règles (délais, seuils, modèles). Vous gardez la main sur l'exceptionnel, le système gère le récurrent.
On sort de la relation "police des retards" pour revenir à une relation client sereine, soutenue par un historique propre et des messages cohérents.
Déléguer sans perdre la main
Le suivi peut être confié (sans risque)
Comme les règles sont posées par l'équipe, l'exécution peut être déléguée : chacun sait quoi faire, quand et pourquoi. Les droits, les validations et les logs sécurisent l'ensemble.
La personne en charge n'est plus un goulot, mais un chef d'orchestre qui pilote le flux et la qualité.
Facturation continue
Au fil de l'eau, pas au fil du stress
On facture quand la valeur est livrée, pas quand le calendrier l'impose. En découpant le mois en petites unités de facturation, on lisse la charge, on réduit les risques d'oubli et on améliore le cash-flow.
La fin de mois n'est plus un pic de stress : c'est un simple dernier passage sur un travail déjà fait.
Impact mesurable (sans fanfare)
Des indicateurs qui comptent
On suit ce qui change la vie : délai moyen entre validation et envoi, part de relances automatiques vs manuelles, encours échus (+30/+60/+90), temps passé par facture (avant/après).
Ces quelques KPI suffisent pour voir la progression, cibler les irritants et prouver l'impact auprès de la direction — sans tomber dans la débauche de chiffres. (Vos tableaux de bord existants prennent naturellement le relais.)
Mise en place simple
Mise en route guidée
On part de vos process réels : comment vous nommez vos phases, comment vous validez, qui intervient. On mappe ces éléments dans DoliSvelte, on importe l'historique utile, puis on lance une première série "au fil de l'eau".
En quelques étapes, votre équipe retrouve ses repères… avec moins de manipulations et plus de maîtrise.
Témoignage
"Enfin de la clarté sur les relances"
« Je ne subis plus la fin de mois. On voit immédiatement ce qui doit partir, qui doit être relancé, et ce qui a été payé. J'ai pu confier une partie du suivi sans perdre de vue l'essentiel. »
— Responsable facturation, Bureau d'études
Un témoignage court, concret, qui parle de quotidien plus que de grandes promesses.
Moins de charge, plus de maîtrise
On part de votre réalité d'aujourd'hui et on vous montre comment transformer vos jalons en factures sans couture.
— et vous jugez sur pièce.